Publicado: 16/06/2025

OGŁOSZENIE O NABORZE PARTNERA LOGISTYCZNEGO DO ORGANIZACJI ZJAZDU POLSKIEGO TOWARZYSTWA NADCISNIENIA TĘTNICZEGO w 2026 r.

PTNT_sign

OGŁOSZENIE O NABORZE PARTNERA LOGISTYCZNEGO

DO ORGANIZACJI ZJAZDU POLSKIEGO TOWARZYSTWA NADCISNIENIA TĘTNICZEGO w 2026 r.

 

Polskie Towarzystwo Nadciśnienia Tętniczego z siedzibą w Warszawie (03–934)  ul. Wąchocka 1N,
o nr KRS: 0000111059 (dalej: „PTNT”), poszukuje partnera do organizacji zjazdu PTNT.

 

Do zadań partnera logistycznego należeć będzie:

Organizacja zjazdu PTNT:

  1. termin: 15–17 października 2026 roku;
  2. miejscowość: Kraków (wybór sali konferencyjnej o odpowiednim standardzie,
    w dogodnej lokalizacji w zakresie odległości od lotniska/dworca kolejowego, dobrze skomunikowanej;
  3. forma: stacjonarna (forma hybrydowa lub zdalna wyłącznie w przypadku wprowadzenia ograniczeń związanych z przemieszczaniem się, organizowaniem zgromadzeń);
  4. liczba uczestników: maksymalnie 1200 osób;
  5. zapewnienie intuicyjnej platformy do rejestracji uczestników, w tym prowadzenie rejestracji
    i aktualizacja bazy uczestników;
  6. wynajem sal konferencyjnych znajdujących się w jednym obiekcie (preferencyjnie) oraz wyposażenie ich w sprzęt konferencyjny;
  7. przygotowanie identyfikatorów dla uczestników zjazdu, wykładowców i personelu obsługi;
  8. nagranie i archiwizacja wykładów;
  9. zapewnienie kontaktu z koncernami farmaceutycznymi (sponsorami) oraz z wykładowcami
    (w języku polskim i angielskim), w tym zorganizowanie ich zakwaterowania;
  10. organizacja przerw kawowych i poczęstunku dla uczestników oraz kolacji dla wykładowców;
  11. zapewnienie oprawy wizualnej zjazdu;
  12. opracowanie strategii reklamowej (w tym m.in. promocja i informowanie o zjeździe);
  13. administracyjna obsługa zjazdu (w tym m.in. przygotowanie, kolportaż komunikatów w formie online jak i drukowanej, potwierdzeń, programów i innych materiałów dla uczestników);  
  14. zapewnienie platformy do obsługi abstraktów, w tym przygotowanie regulaminu zgłaszania abstraktów;
  15. w przypadku organizacji zjazdu w formie zdalnej bądź hybrydowej:

— zapewnienie streamingu z wyznaczonych sesji;

— przygotowanie wirtualnych sal wykładowych;

— zapewnienie materiałów konferencyjnych w formie elektronicznej;

— przygotowanie przerw reklamowych;

— zapewnienie sprawnie działającej platformy do obsługi zjazdu w formie online;

  1. zapewnienie przeprowadzenia zjazdu zgodnie z przepisami prawa (w zależności od potrzeb
    i wymogów przepisów prawa: odebranie stosownych oświadczeń/zgód od uczestników/wykładowców/obsługi, podpisanie odpowiednich umów, przygotowanie regulaminu zjazdu);
  2. pozostałe istotne warunki, które zapewnią utrzymanie renomy PTNT w środowisku medycznym.

 

Każda oferta powinna zawierać:

  1. załączone portfolio dokumentujące doświadczenie w organizacji zjazdów towarzystw medycznych w ostatnich 10 latach;
  2. oświadczenie, że oferent posiada dostęp do baz danych kontaktów środowiska lekarzy ogólnych, kardiologów, diabetologów, hipertensjologów, rodzinnych, geriatrów, pediatrów bądź możliwość szybkiego uzyskania takiego dostępu, celem zapewnienia sprawnego systemu przekazywania informacji zjazdowych;
  3. oświadczenie o gotowości do ścisłej współpracy z Zarządem Głównym PTNT.
  4. PTNT oczekuje od zgłaszającego ofertę zapewnienie pokrycia kosztów uczestnictwa i podróży wskazanym wykładowcom i gościom honorowym oraz zorganizowanie przyjęcia powitalnego.
  5. Oferta może zawierać dodatkowe, nie wymienione wyżej istotne informacje mogące mieć wpływ na zapewnienie odpowiedniego poziomu organizacyjnego i naukowego.

 

Prosimy o złożenia oferty organizacji zjazdu uwzględniającej wykonanie wszystkich zadań wskazanych powyżej do 25 czerwca 2025 roku na adres e-mail Sekretarza lub Prezesa PTNT dostępne na www.ptnt.pl (rekomendowany model finansowy rozliczenia z PTNT — kwota gwarantowana oraz % podziału zysku z zjazdu; możliwe są też inne systemy rozliczenia) z terminem ważności nie krótszym niż 30 dnia od jej przedłożenia PTNT.

 

PTNT zastrzega sobie prawo skontaktowania jedynie z wybranymi oferentami.

Z wybranym podmiotem zostanie podpisania umowa na organizację zjazdu PTNT w 2026 roku.

 

Niniejsze ogłoszenie nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego, a jedynie zaproszenie do zawarcia umowy. Wyłącza się zastosowanie art. 68(1)—68(2) kodeksu cywilnego.